Przeniesienie biura do nowego pomieszczenia często oznacza krok naprzód, wiąże się jednak z wieloma trudnościami i miesiącami planowania. Radzimy, jak zorganizować przeprowadzkę biura, tak aby przebiegła ona w sposób jak najbardziej sprawny.
1. Przeprowadź konsultację z pracownikami przed przeprowadzką
Sprawna przeprowadzka wymaga zaangażowania całego zespołu. Nowe miejsce pracy powinno odpowiadać pracownikom i być dla nich pozytywną odmianą. W tym celu skonsultuj swoje pomysły z zespołem. Dowiedz się, czego oczekują od nowego biura, jakie wyposażenie uważają za niezbędne, jakie zmiany chcieliby wprowadzić, gdzie każdy z nich chciałby mieć swoje miejsce w nowej przestrzeni. Informacje te możesz zdobyć za pomocą firmowego komunikatora, grupy na Facebooku, ankiety, czy też spotkania biznesowego. Informacje uzyskane od pracowników i ich pomysły mogą znacząco przyczynić się do stworzenia nowego biura, które będzie odpowiadało całemu zespołowi i przyczyni się do wzrostu jego zadowolenia.
2. Stwórz budżet dla działań przeprowadzkowych
Stwórz budżet, który pozwoli Ci na dokładne zaplanowanie kosztów przeniesienia. Jeśli nowe pomieszczenie jest już sprawą załatwioną, pod uwagę musisz wziąć ewentualne dokupienie i uzupełnienie wyposażenia i umeblowania biura, a także koszty samej przeprowadzki. Znajdź firmę przeprowadzkową, z której usług będziesz korzystać. Dowiedz się, jak wyceniona zostanie planowana przez Ciebie przeprowadzka.
3. Przygotuj plan działania
Gdy obliczysz koszty, kolejnym krokiem będzie przygotowanie kompleksowego planu działania. Wypisz, jakie kroki należy wykonać i jak wielu osób potrzeba do danego zadania. Ustal terminy, tak aby wszystko rozłożone było w czasie i konsekwentnie pilnuj deadline’ów.
4. Rozdziel zadania
Gdy wszystko jest już zaplanowane, pozostaje przydzielić konkretne osoby do wykonania zaplanowanych działań. Spośród pracowników wybierz zespół odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzkę. Każdemu przydziel listę obowiązków, tak, aby było wiadomo, kto jest za co odpowiedzialny. Przy większej liczbie ludzi, wyłoń liderów, którzy będą kierować pracami różnych zespołów. Regularnie przeprowadzaj spotkania zespołu, które pozwolą na zaprezentowanie postępów, kontrolę wykonywanych prac i przedyskutowanie ewentualnych zmian lub wynikłych problemów. Konsultowanie się i wymienianie informacjami na bieżąco jest ważne, jeśli chcemy uniknąć niepotrzebnego bałaganu i niepokoju. Warto więc stworzyć także grupę, na przykład na Facebooku, gdzie w każdej chwili będzie można podzielić się uwagami lub poprosić o pomoc.
5. Poinformuj klientów o przeprowadzce
Zadbaj o poinformowanie klientów o planowanej przeprowadzce. Pomocne w tym będą różne banery, karteczki porozklejane na drzwiach biura i media społecznościowe. Możesz także zainwestować w reklamę, na przykład w radiu. Jeśli posiadasz listę stałych klientów, zwłaszcza firm, możesz wysłać im maile, aby poinformować o zmianie lokalu.
6. Upewnij się, czy wszystko jest dopięte na ostatni guzik
Przed przeprowadzką upewnij się, czy masz wszystko, czego będziesz potrzebować w dniu przenosin. Dowiedz się, czy firma przeprowadzkowa zapewnia kartony, czy powinieneś sam zatroszczyć się o spakowanie i zabezpieczenie wyposażenia biura. Konieczne też będzie doprowadzenie opuszczonego pomieszczenia do porządku. W tym celu zaopatrz ekipę odpowiedzialną za sprzątanie w niezbędne środki i przyrządy.