Prędzej czy później każda rozwijająca się firma staje przed wyzwaniem zmiany siedziby. Przeprowadzka dla biznesu to bardziej złożona sprawa, niż w przypadku klientów indywidualnych – dotyczy zarówno przeniesienia całego wyposażenia biura, jak i zapewnienia jego pracownikom możliwości komfortowej pracy. Jak dobrze zaplanować to przedsięwzięcie, by przebiegło szybko i nie komplikowało codziennych obowiązków?

Jak zaplanować przeprowadzkę biura?

Żadna przeprowadzka nie obejdzie się bez dobrego planu: pozwoli on uniknąć niepotrzebnych stresów i zamieszania związanego ze zmianą siedziby. Wszystko zależy od wielkości i specyfiki firmy – im bardziej złożone przedsiębiorstwo, tym z większym wyprzedzeniem powinno zacząć opracowywać harmonogram działań. Mniejszym biurom spokojnie wystarczy kilka tygodni, zaś korporacje i innym duże podmioty potrzebują co najmniej kilkumiesięcznego przygotowania. Najlepiej jest skontaktować się z ekspertami – doradzą oni, kiedy trzeba zacząć przygotowania do przeprowadzki i pomogą ustalić harmonogram.

Szczególną uwagę należy zwrócić na firmy o rozbudowanym zapleczu informatycznym – w ich przypadku konieczna jest wcześniejsza przeprowadzka działów technologicznych i przepięcia wszystkich serwerów. To nieco bardziej złożona operacja logistyczna, niż w przypadku zwykłych biur, i dlatego też warto zająć się nią z odpowiednim zapasem czasu. Dwa tygodnie przed przeniesieniem części biurowej powinny w zupełności wystarczyć.

Najlepszy termin na przeprowadzkę dla firm

Harmonogram pomaga zaplanować poszczególne działania w czasie – dzięki niemu firma będzie mogła precyzyjnie określić, kiedy rozpocznie pracę w nowej siedzibie. Który dzień tygodnia wybrać, by przeprowadzka przebiegła szybko, sprawnie i bez niepotrzebnego stresu? Najlepszym rozwiązaniem jest zaplanowanie jej na piątek wieczorem lub w weekend. Przeprowadzka w dni robocze nie należy do specjalnie trudnych, ale jest  zdecydowanie bardziej uciążliwa niż ta realizowana w przeciągu dni roboczych. Wybierając koniec tygodnia na zmianę siedziby, nie zakłóca się codziennych obowiązków w biurze, a jego pracownicy nie będą musieli spędzać dodatkowych godzin na nadrabianiu zadań.

Przeniesienie biura – o czym należy pamiętać?

Rozważając przeprowadzkę firmy, dobrze jest skorzystać z usług profesjonalnych firm. Zapewniają one wszystkie niezbędne materiały i kartony przeznaczone do pakowania i gwarantują przewóz wyposażenia firmy oraz jego transport na miejsce docelowe (mieszkanie lub lokal użytkowy). Jeśli w skład obiektów w biurze wchodzą meble, sprzęt elektroniczny lub przedmioty wymagające ponownego złożenia, firmy przeprowadzkowe przetransportują je w bezpieczny sposób. Przede wszystkim jednak jest to spore odciążenie dla właścicieli danego biura, a całą przeprowadzkę można zamknąć w przeciągu jednego weekendu. W poniedziałek rano będą mogli spokojnie powitać pracowników w nowej siedzibie i z energią ruszyć do pracy!