Pracownicy a przeprowadzka

Każdy pracodawca wie, jak ważny jest komfort pracowników. Niestety zdarzają się sytuacje, kiedy to trzeba pożegnać „stare śmieci” i przenieść siedzibę w nowe miejsce. Dla wielu podwładnych cały proces związany z przeprowadzką staje się nie tylko wybiciem z rytmu, ale również może stanowić wyzwanie w postaci dodatkowych obowiązków związanych z przygotowaniem oraz wnoszeniem czy wynoszeniem biurowego asortymentu. Dlatego też tak ważne jest odpowiednie przygotowanie swojej załogi na zmianę lokum. A jak to zrobić? O tym już za chwilę.

Zmiana biura krok po kroku

Najważniejszą kwestią dotyczącą przeprowadzki biura jest ustalenie konkretnego terminu. Pozwoli to nie tylko odpowiednio zorganizować wszelką pracę, ale również będziemy mogli dopiąć najważniejsze kwestie służbowe przed ustaloną datą przenosin. Kiedy już termin zostanie ustalony, przechodzimy do kolejnych kroków.

– informacja dla pracowników – naszym zdaniem najlepszym czasem na przekazanie informacji pracownikom o zmianie siedziby stanowią 2-3 miesiące przed planowaną przeprowadzką. Dlaczego akurat wtedy? Zdarzają się sytuacje, że zmiana siedziby dla wielu pracowników wiąże się z dłuższym czasem dojazdu. Mają oni wtedy czas do namysłu, czy nadal będą chcieli tworzyć zespół, czy wolą poszukać sobie pracy nieco bliżej miejsca zamieszkania lub mieszkania w okolicy nowego biura.

– lista rzeczy – nie ma co się oszukiwać. Mając przygotowaną listę rzeczy, mamy pełną kontrolę nad naszym asortymentem. Bez listy ani rusz!

– utylizacja – w trakcie przygotowywania rzeczy do przeprowadzki można odkryć prawdziwe „skarby” w postaci niepiszących długopisów, pomazanych kartek papieru czy nawet kopii nieważnych umów. Warto się ich pozbyć, dzięki czemu zyska się nieco przestrzeni i zmniejszy liczbę pakunków.

– ważne dokumenty i archiwum – dokumentacja płatniczo-kadrowa to najważniejsze dokumenty w firmie. Należy zadbać o to, aby nie dostały się one w niepowołane ręce. To samo dotyczy się wszelkiego rodzaju umów czy innych dokumentów prawnie związanych.

– wyznaczanie osób do pomocy – na każde biuro przypada spora ilość urządzeń, jak komputery, drukarki, skany czy telefony. Warto wyznaczyć kilka zaufanych osób, których zadaniem będzie przygotowanie tych rzeczy do przeprowadzki.

– każdy odpowiada za swoje stanowisko – gdy przeprowadzka zbliża się wielkimi krokami, należy poinstruować swoich pracowników, aby samodzielnie przygotowali swoje stanowiska pracy do przenosin. Dobrze jest wręczyć im specjalne naklejki, którymi będą mogli opisać pudła ze swoimi rzeczami. Dzięki temu uniknie się niepotrzebnego chaosu.

– ustalenie terminu – nie może być tak, że przeprowadzka będzie się ciągnąć w nieskończoność. Należy ustalić termin na definitywne zakończenie pakowania, aby w pełni się wyrobić przed przyjazdem ekipy.

– rekonesans nowego biura – kiedy zostało wybrane lokum dla nowego biura, należy zapoznać się z jego planem. Dzięki temu można na spokojnie rozplanować i zorganizować stanowiska pracy. Nie warto bawić się w roszady personalne. Lepiej zostawić zespoły takie jakie były w poprzednim miejscu pracy.